Сотрудники: приглашения, роли, команды

Сотрудника в систему не «создают с паролем»: администратор выдаёт ссылку, человек сам заводит вход и второй фактор. Так пароль не проходит через третьи руки и не остаётся в переписке. Дальше остаётся два решения — какую роль дать и в какой команде человек работает.

Приглашение вместо пароля

Приглашения живут на вкладке ПользователиПриглашения. В форме три поля, и обязательное из них одно — роль. Почта не обязательна и письма не шлёт: ссылку копируете и отправляете сами. Пометка помогает опознать строку в списке, когда приглашений выписано десяток («вторая смена», «стажёр от Марата»).

Ссылка действует семь дней и показывается один раз. Восстановить её нельзя даже нам: в базе хранится только отпечаток. Если человек закрыл вкладку или переслал ссылку не туда, старое приглашение закрывают и выписывают новое с теми же условиями — кнопка Выдать ссылку заново в строке. Кнопка Отозвать гасит приглашение насовсем: по ссылке уже не войдут.

Первый вход сотрудника

1. 1Ссылка открывает страницу Присоединиться к проекту: там сразу указаны компания, проект и роль, чтобы человек понимал, куда его позвали.
2. 2Он вводит имя, логин и пароль (не короче десяти символов) — эти данные администратор не увидит никогда.
3. 3Система сразу требует настроить второй фактор: показывает QR-код для приложения с кодами и просит подтвердить первым кодом. Пропустить шаг нельзя.

На проекте, который переехал из LeadVertex, оператору продаж после входа открывается карточка «Как работать в новой CRM»: шаги смены и ответы про кнопки. Владельцу нового проекта её нет — его встречает настройка. Закрыть карточку кликом мимо нельзя: нужна галочка и кнопка Я прочитал(а), к работе.

Второй фактор обязателен для всех и не отключается настройкой — вход в систему означает доступ к телефонам и адресам живых людей. Если сотрудник сменил телефон и потерял коды, администратор нажимает Сбросить 2FA и погасить сессии в списке пользователей: старые входы закрываются, а при следующем человек настроит фактор заново. Это же первое действие при подозрении, что доступ утёк. Отдельные входы можно закрывать по одному на вкладке Сессии в карточке сотрудника.

Роль и доступ к проектам

Роль решает, что человек может делать: смотреть чужие заказы, менять настройки, видеть полные телефоны, выгружать данные. Стартовый набор ролей закрывает обычный колл-центр, свои роли собираются из отдельных прав — разбор в статье Роли и права.

Карточка сотрудника открывается двойным щелчком по строке в Пользователи и собрана из четырёх частей:

Личный доступ к статусам сильнее командного и обычно нужен в двух случаях: новичку показывают только «Обработка» и недозвоны, а подрядчику закрывают возвраты. Как это считается вместе с командой — в статье Кому какие статусы доступны.

Команды: статусы и права

Команда отвечает на вопрос «с чем работает этот отдел». Пока в проекте одна линия, команды можно не трогать. Они становятся нужны, когда появляется второй отдел: колл-центр подтверждает заявки, продажи работают с принятыми, логистика — с отправленными. Заводятся команды в Команды.

• Название, описание, цвет — цвет виден в списках, где команда указывается рядом с человеком.
• Обслуживаемые статусы — список заводится один раз на команду и действует на всех, кого в неё включили. Это удобнее, чем ставить одинаковые галочки семи людям.
• Состав — сотрудники проекта переключателями. Отметка старший смены у одного из них — это признак руководителя команды, не отдельная роль: права по-прежнему берутся из роли.
• Права — выдача или запрет сразу всему отделу. Так колл-центру открывают записи разговоров, а продажам — архив отказов, не ставя одно и то же пятнадцати карточкам. Личная правка в карточке сотрудника сильнее: ею оставляют исключение одному человеку.

Уход и передача дел

Прямая кнопка Передать дела также находится над списком пользователей.

Сотрудник, который уходит в отпуск или из компании, оставляет за собой три вещи: открытые задачи, заявки в работе и личные перезвоны — в том числе в отказах и холодной базе. Если просто выключить человека, эти обещания останутся на нём и не всплывут ни у кого в списке дел.

Поэтому порядок такой: сначала Передать дела на вкладке ЗадачиНагрузка смены — выбрать, у кого забрать и куда отдать: конкретному коллеге или в общий пул отдела («Общие перезвоны»). Потом снимать активность. При удалении система сама спросит, куда отдать хвост, и без ответа не удалит. Подробности — в статье Задачи: ни одной заявки без хозяина.

Удалять сотрудника не обязательно и обычно не нужно: достаточно снять активность — вход закрывается сразу. При удалении его записи в истории заказов и в журнале действий остаются: «кто менял статус» не должно превращаться в «кто-то».

Перевод между отделами

В Пользователях нажмите Перевести рядом с оператором. Выберите новый отдел, роль и коллегу прежнего отдела для незавершённых дел. Предварительный просмотр покажет задачи, личные перезвоны, чаты и изменения доступа. После проверки нажмите Подтвердить перевод.

Перед переводом сотрудник завершает звонок и текущую карточку прозвона. Сроки обязательств и история продаж сохраняются. Применяются права новой роли и команды; личные исключения и ограничения статусов сбрасываются. Старшинство автоматически не переносится. Сотруднику нужно войти в CRM заново.

Операция рассчитана на активного оператора КЦ или продаж с одним проектом и одним отделом. Если проектов несколько, CRM остановит перевод: роль и личные права общие, и их изменение затронуло бы другие проекты. Выполнить перевод могут администраторы с правами управления пользователями, командами, ролями и передачи задач.